Online-Kundengespräche, Online-Seminare, Online-Networking, Online-Beertasting, Online-Kochkurse: Mit dem ersten Lockdown 2020 taten sich plötzlich ungeahnte Möglichkeiten auf, Online-Events zu gestalten. Natürlich bietet das auch grandiose Chancen für Vertrieb und Marketing. Wie Sie davon profitieren, lesen Sie in diesem Beitrag!

Im schlechtesten (und leider auch allzu häufigen Fall) ist ein Online-Event ganz simpel aufgebaut. Auf der einen Seite ist eine schweigende Wand voller schwarzer Kacheln – etwa die Hälfte der Personen hinter diesen Kacheln ist längst schon mit anderen Dingen beschäftigt. Auf der anderen Seite sitzt der Host des Events, der seine Notizen herunterleiert.

Dabei haben Online-Events in den vergangenen Jahren einen gewaltigen Aufschwung erlebt und die Technik bietet uns mittlerweile beste Voraussetzungen, die virtuelle Veranstaltung mindestens ebenso spannend zu gestalten wie ihren „echten“ Gegenpart. Als Veranstalter müssen Sie nur ein paar wichtige Punkte beachten.

Virtuelle Events unterscheiden sich in einer wichtigen Sache von physischen Veranstaltungen

Möchten Sie eine Veranstaltung im virtuellen Raum abhalten, können Sie nicht 1:1 das Konzept eines Events aus dem echten Leben übertragen. Das liegt besonders daran, dass die Atmosphäre und die Voraussetzungen völlig unterschiedlich sind.

Auf einem physischen Event – sei es eine Messe, eine Vertriebstagung oder ein Teamtreffen – sind Sie da. Sie fahren an einen anderen Ort, um dort eben ein Event zu besuchen. Um Sie herum sind Gleichgesinnte. Ein Online-Event hingegen findet häufig einfach im Homeoffice statt. Hier ist erstens schon die Versuchung groß, einfach die Kamera zu deaktivieren. Und damit sinkt auch direkt die Hemmung, nebenbei etwas anderes zu machen. Wäsche waschen zum Beispiel. Oder durch Social Media scrollen. Fällt ja sowieso niemandem auf.

Kurz: Bei virtuellen Events ist die Gefahr sehr groß, dass Ihre Teilnehmer nur mit halbem Ohr zuhören. Und zu einem gewissen Teil können sie auch gar nichts dafür, denn erwiesenermaßen ist es einfach schwieriger, sich zu konzentrieren, wenn man nur auf einen Bildschirm starrt.

Für Sie als Veranstalter bedeutet das, dass Sie die Teilnehmer viel mehr einbinden müssen. Kommen wir damit zu den wichtigsten Checkpoints für gelungene Online-Events.

Das zählt bei Online-Events

Machen Sie sich selbst vorab mit der Technik vertraut

„Bitte entschuldigen Sie die Verspätung, ich hatte eine kleine Schwierigkeit mit dem Programm“ – so etwas darf Veranstaltern einer professionellen virtuellen Veranstaltung nicht passieren. Testen Sie das Tool vorab gründlich, machen Sie sich mit allen Einstellungen vertraut und checken Sie kurz vor Start, ob auch Ihr Internet stabil läuft.

Gleiches gilt für die Hardware: Ist Ihre Kamera gut genug? Funktioniert das Mikrofon, und hören Sie sich darin auch nicht an wie aus der Blechdose? Hat Ihr Programm oder Ihr Mikro vielleicht sogar eine Funktion zum Unterdrücken von Störgeräuschen, sodass Ihr Publikum Sie in Sprechpausen nicht atmen hört?

Rücken Sie sich bei Online-Events in ein gutes Licht

Und das im wahrsten Sinne des Wortes. Suchen Sie sich einen neutralen Hintergrund und beschaffen Sie sich eine Lichtquelle, mit der Sie die Ausleuchtung Ihres Gesichts gut steuern können. Weder Schlagschatten noch ein völlig überleuchtetes Gesicht wirken professionell. Achten Sie zudem auf den Winkel Ihrer Kamera. Sie sollte sich etwa auf Ihrer Augenhöhe befinden – und schauen Sie dann auch dort hin!

Stellen Sie den Teilnehmern Ihres Online-Events vorab die wichtigsten Informationen zur Verfügung

Zum Beispiel mit einer eigens angelegten Landingpage, deren Link Sie den Teilnehmenden wenige Tage vor Beginn des Online-Events zusenden. Folgende Informationen sollten Sie dort auflisten:

  • Wo findet die Veranstaltung statt? Brauchen Teilnehmer noch eine bestimmte Software oder müssen sich irgendwo ein Nutzerprofil anlegen?
  • Wie ist der Ablauf? Gibt es im Anschluss vielleicht eine Zusammenfassung, die den Teilnehmern zugesendet wird? Oder findet ein Quiz statt, um das Erlernte zu prüfen?
  • Wie können sich Teilnehmer vorbereiten – sowohl inhaltlich (Fragen notieren, Ihnen Stichpunkte zusenden, …) als auch technisch (was sollten sie grundlegend zur Software/zum Tool wissen)?
  • Allgemeine Hinweise – etwa die explizite Bitte um rege Teilnahme oder das Aktivieren der Kamera, damit Sie am Ende nicht vor den berühmten schwarzen Kacheln sitzen!

Aktivieren Sie Ihr Publikum und achten Sie auf ausreichend Pausen

Die Teilnehmer Ihres Online-Events kommen gar nicht dazu, passiv vorm Bildschirm zu sitzen, wenn Sie Ihnen keine Chance dazu geben! Planen Sie deshalb immer wieder interaktive Phasen ein: Umfragen, Fragerunden, Abstimmungen, Diskussionen oder kleine Gruppen-Aktivitäten eignen sich dazu bestens. Wenn Ihr Event länger geht, sollten Sie zudem ausreichend Pausen hineinstreuen. Generell gilt, dass die Aufmerksamkeits-/Konzentrationsspanne im virtuellen Raum kürzer ist. Planen Sie deshalb mehr (kurze) Pausen und mehr Aktivierungssequenzen als gewohnt ein!

Die besten Plattformen für Online-Events

Wichtig ist natürlich auch die Überlegung, wo die Veranstaltung stattfinden soll. Und da sind Ihnen mittlerweile fast keine Grenzen mehr gesetzt. Zoom, Skype, Microsoft Teams, GoToWebinar, WebEx sind die gängigen Plattformen. Aber auch die großen Social-Media-Plattformen sind längst auf den Zug aufgesprungen und bieten eine Funktion für Live-Streams.

Was Sie wählen, hängt im Endeffekt von zwei Faktoren ab: Womit Sie sich am sichersten fühlen und welchen Umfang Ihre Veranstaltung hat. Die Live-Funktionen von Facebook und Instagram eignen sich zum Beispiel eher für kürzere Online-Übertragungen physischer Events, um beispielsweise mit Ihrer Community in Kontakt zu treten. Sie sind jedoch recht einseitig, denn Zuschauer können maximal schriftliche Kommentare einsenden oder Reaktionen hinterlassen. Auf YouTube, Vimeo oder Twitch können Sie eine Kombination aus physischen und virtuellen Inhalten übertragen.

Die Sales-up-Conference 2020 haben wir beispielsweise in einem Studio moderiert und über die Livestreaming-Plattform von Vimeo mit den virtuellen Beiträgen der Referenten verknüpft.

Möchten Sie längere Online-Events hosten, auf denen vielleicht sogar verschiedene Referenten von unterschiedlichen Orten zu Wort kommen, sollten Sie also auf professionellere Meeting-Tools oder zumindest die großen Videoplattformen setzen. Bei YouTube können Sie die Live-Sessions zudem anschließend als reguläres Video auf Ihrem Kanal abspeichern.

Sind virtuelle Events die Veranstaltungsformate der Zukunft?

Gerade für kleinere Meetings, Konferenzen oder Kundengespräche etablieren sich Online-Events als echte Alternative, die sich trotz anfänglicher Zweifel mitunter sogar als effizienter erweisen. Ganz werden sie physische Veranstaltungen – besonders große Messen oder gar Konzerte – wohl aber nie verdrängen. Denn ganz gleich, wie gut die technischen Möglichkeiten sind: dieses gewisse Feeling fehlt dabei. Stellen Sie sich deshalb für die Zukunft flexibel auf und planen Sie vielleicht sogar mit hybriden Events, um Ihrem Publikum ein rundum fortschrittliches Erlebnis zu bieten.